§ 1. Zakres regulacji

1. Regulamin normuje zasady korzystania z zintegrowanego systemu elektronicznego fakturowania
2. Niniejszy regulamin nie ma zastosowania do konsumentów do czasu opublikowania na stronie internetowej eplatforma.com.pl polityki konsumenckiej.
3. Regulamin obowiązuje od dnia.1.03.2007

§ 2. Definicje

1. Użyte w niniejszym regulaminie pojęcia oznaczają:

a. Elektroniczna faktura VAT- elektroniczna faktura VAT, korekta elektronicznej faktury VAT, duplikat elektronicznej faktury VAT

b. Elektroniczne fakturowanie – przetwarzanie danych plików wsadowych w projekt elektronicznej faktury VAT, który jest następnie podpisywany bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowany ważnym kwalifikowanym certyfikatem.

c. Ostatni dzień miesiąca – ostatni dzień każdego miesiąca, z wyłączeniem sobót, niedziel i dni wolnych od pracy. Jeżeli ostatni dzień miesiąca jest  sobotą lub dniem ustawowo wolnym od pracy, za ostatni dzień miesiąca uważa się dzień bezpośrednio przypadający przed tym dniem, a który nie jest dniem ustawowo wolnym od pracy.

d. Plik wsadowy – dokument elektroniczny zawierający informacje niezbędne do utworzenia projektu faktury elektronicznej zgodnie z wymaganiami prawnymi dotyczącymi danych niezbędnych do prawidłowego wystawienia elektronicznej faktury VAT. Szczegółowe wymagania techniczne pliku wsadowego zawiera Załącznik nr. 1.

e. Przetwarzanie danych – wygenerowanie pliku zawierającego projekt elektronicznej faktury VAT na podstawie i zgodnie z danymi elektronicznymi otrzymanymi w pliku wsadowym od Użytkownika

f. System – autorskie rozwiązania techniczne i organizacyjne tworzące system aplikacji umożliwiających elektroniczne fakturowane oraz archiwizację faktur elektronicznych, a także odbieranie i przechowywanie potwierdzenia otrzymania/zapoznania się z elektroniczną fakturą prowadzone wyłącznie w celu wystawienia elektronicznej faktury VAT oraz na potrzeby prowadzenia sprawozdawczości finansowej,

g. Umowa – umowa na korzystanie z systemu.

h. Użytkownik – - firma zlecająca do Inforsys S.A., na podstawie Umowy usługi elektronicznego fakturowania, (w tym udostępniania ich wybranym przez użytkownika odbiorcom), będąca Administratorem Danych lub podmiotem upoważnionym do dalszego powierzania przetwarzania danych osobowych

i. Wystawianie elektronicznych faktur– podpisywanie projektów elektronicznych faktur VAT, w szczególności utworzonych na podstawie pliku wsadowego.

j. Dane osobowe– oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizyczne

k. Administrator danych – to zgodnie z art. 4 ust 7) RODO podmiot, który ustala cele i sposoby p przetwarzania danych osobowych

l. Procesor– podmiot przetwarzający dane osobowe na podstawie umowy powierzenia danych (art. 28 RODO), będącej załącznikiem do Umowy

§ 3. Zasady dotyczące zawierania i rozwiązywania umów

1. Wystawianie faktur elektronicznych z systemu możliwe jest po zawarciu z ePlatformą odrębnej umowy.
2. Postanowienia niniejszego regulaminu wiążą strony umów dotyczących korzystania z systemu elektronicznego fakturowania o ile postanowienia umowy nie wyłączają wyraźnie stosowania określonych zapisów regulaminu.
3. Umowy zawierane są na czas określony lub nieokreślony.
4. Korzystanie z systemu dopuszczalne jest w następującym zakresie:
a. Przetwarzanie danych z plików wsadowych w projekty elektronicznych faktur VAT;
b. Podpisywanie projektów elektronicznych faktur VAT bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem i zamieszczanie danych na serwerze ePlatformy;
c. Przesyłanie elektronicznych faktur VAT
d. Udostępnianie elektronicznych faktur VAT na serwerze ePlatformy;
e. Przesyłanie powiadomień do Odbiorców o umieszczeniu elektronicznej faktury VAT na serwerze ePlatformy ;
f. Archiwizowanie elektronicznych faktur VAT, przy czym przez archiwizowanie rozumie się przechowywanie i udostępnianie elektronicznych faktur VAT na serwerze będącym w dyspozycji ePlatformy przez okres dłuższy niż 3 miesiące. Archiwizowanie faktur elektronicznych wymaga podpisania odrębnej umowy.
g. Przechowywanie logów potwierdzenia zapoznania się/odebrania elektronicznych faktur VAT
5. Udzielenie licencji nie ogranicza udzielenia licencji innym podmiotom do korzystania z sytemu na tym samym polu eksploatacji (licencja niewyłączna)
6. Zawieranie, wykonywanie i rozwiązywanie umów podlega przepisom prawa polskiego.
7. Wypowiedzenie umowy może nastąpić za trzymiesięcznym wypowiedzeniem.

§ 4. Dane osobowe

1. Użytkownik powierza do Inforsys S.A. dane osobowe swoich klientów celem określonym w Umowie o świadczenie usług, a Procesor (Inforsys S.A.) oświadcza, iż zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
2. Procesor przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika i nie wykorzystuje ich do innych celów niż zapisane w Umowie.
3. Procesor zapewnia, że:
• stosuje wszelkie zabezpieczenia (w tym wymagane przez art. 32 RODO) minimalizujące ryzyko naruszenia praw i wolności osób, których dane są przestrzegane (w tym wdrożył wymogi normy PN-EN ISO/IEC 27001 :System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji oraz normy ISO 9001 System Zarządzania Jakością,
• wszystkie osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych są cyklicznie szkolone, zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegają ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy
• umożliwia Użytkownikowi efektywne sprawowanie kontroli nad przetwarzaniem swoich
• udostępnia Użytkownikowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych u Procesora,
• po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem zależnie od decyzji Użytkownika usuwa lub zwraca mu wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie.
• wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Jest nim Marek Pióro, CISA, CISM, CGEIT, CRISC, CDPSE. Można się z nim skontaktować w sprawach ochrony danych osobowych pod adresem e-mail : iod@inforsys.pl
• przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych,
• zapewnia Użytkownikowi pomoc w wywiązaniu się z obowiązku zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu oraz zawiadamiania osób fizycznych o naruszeniach, w odniesieniu do powierzanych danych osobowych,
• wdrożył procedurę i dokumentację dotyczącą postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych
4. ePlatforma zapewnia prawidłowe przetwarzanie w systemie w imieniu i na rzecz Użytkownika danych osobowych zawartych w plikach wsadowych i plikach elektronicznych faktur VAT.
5. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za
• zapewnienie podstawy prawnej przetwarzania danych
• posiadanie niezbędnych upoważnień do dostarczania do systemu ePlatformy danych osobowych w celu ich przetwarzania i przechowywania oraz udostępniania podmiotom upoważnionym, w szczególności nabywcom elektronicznych faktur. 7.
• wszelką szkodę wynikłą z nie zapewnienia odpowiednich zgłoszeń np. administracyjnych, czy też z tytułu nie uzyskania koniecznych pozwoleń na przetwarzanie danych osobowych w tym celu oraz z tytułu wysyłania elektronicznych faktur VAT bez uzyskania zgody Odbiorcy.
6. Użytkownik dostarczający dane do systemu jest uprawniony do uzupełnienia, uaktualnienia, sprostowania danych osobowych, czasowego lub stałego wstrzymania ich przetwarzania

§ 5. Otrzymywanie danych

1. Użytkownik może dostarczać pliki wsadowe albo przez stronę WWW Platformy po zalogowaniu na swoje konto albo przez ich wysłanie na specjalnie w tym celu udostępnioną usługę sieciową.
2. Pliki wsadowe niezgodne ze specyfikacją będą natychmiast odrzucane.
3. Pliki wsadowe mogą być przechowywane przez ePlatformę przez okres lat 6 od dnia otrzymania dla celów dowodowych. ePlatforma zobowiązuje się do nie ujawniania zawartości plików wsadowych żadnym nieupoważnionym podmiotom. Bez względu na zgodę Użytkownika dane plików wsadowych mogą być wykorzystane w postępowaniu sądowym związanym ze sporem, co do prawidłowego wykonywania umowy.
4. W wypadku planowanych wyłączeń, konserwacji, itp. systemu ePlatforma zobowiązuje się poinformować o zaistnieniu takiego faktu niezwłocznie.

§ 6. Przetwarzanie danych

1. Dane zawarte w plikach wsadowych są przetwarzane w projekty elektronicznych faktur VAT przez system.
2. System jest obsługiwany przez osoby upoważnione przez ePlatformę w imieniu i na rzecz Użytkownika.
3. Dane zawarte w projekcie elektronicznej faktury mogą zawierać logo ePlatformy, ze wskazaniem, iż zostały wytworzone w systemie ePlatformy.
4. W zamian za  korzyści uzyskane w związku z odpłatnym lub nieodpłatnym korzystaniem z systemu (bez względu na fakt zawarcia lub nie zawarcia odrębnej umowy) Użytkownik zgadza się do zamieszczania loga ePlatformy na elektronicznych fakturach VAT bez dodatkowych opłat.
5. 

§ 7. Podpisywanie danych

1. Projekty elektronicznych faktur podlegają procesowi podpisywania bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem (podpisywanie).
2. Projekty elektronicznych faktur przygotowane zgodnie z w/w zapisami Regulaminu są podpisywane przez upoważnioną przez Użytkownika lub ePlatformę osobę lub osoby w dniu otrzymania pliku wsadowego.
3. W przypadku otrzymania przez system pliku wsadowego, po godzinie 18.00 danego dnia, a w ostatnim dniu miesiąca po godzinie 16.00, projekty elektronicznej faktury VAT podpisywane są w dniu następnym.
4. Projekty elektronicznych faktur nie są podpisywane w dni ustawowo wolne od pracy. W przypadkach, gdy podpisywanie faktur elektronicznych ma nastąpić „następnego dnia” po dostarczeniu pliku wsadowego, za następny dzień uważa się dzień bezpośrednio przypadający po dni lub dniach ustawowo wolnych od pracy.

§ 8. Zamieszczanie danych na serwerze – udostępnianie danych

1. Dane elektroniczne będące elektronicznymi fakturami VAT łącznie z powiązanymi z nimi bezpiecznymi podpisami elektronicznymi przechowywane są na serwerach umieszczonych na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej i udostępniane za pośrednictwem ePlatformy
2. Elektroniczne faktury VAT dostępne są za pośrednictwem strony internetowej przez 7 dni w tygodniu  24 godziny na dobę z zachowaniem następujących standardów:
• Dostępność systemu - 95% czasu w ujęciu miesięcznym
• Maksymalna przerwa w pracy systemu w dni robocze w godzinach 8:00 20:00 - nie przekroczy 20 min. dziennie, czyli w dni robocze dostępność systemu na poziomie 97,2% (bez uwzględnienia awarii krytycznych)
• Niedostępność systemu – 5% w ujęciu miesięcznym, uwzględniając awarie krytyczne i ich usunięcie a także przerwy techniczne
• Czas uruchomienia systemu po awarii krytycznej - 6h
• Niedostępności systemu może przekroczyć 5% z przyczyn niezależnych od e-Platformy, takich jak
o awaria serwerów DNS zarządzających domenami nadrzędnymi
o poważnej awarii zasilania (o zasięgu wojewódzkim)
o poważnej awarii sieci Internet (dotyczącej więcej niż 1 sieci szkieletowej).
3. Dostęp do ePlatformy możliwy jest po podaniu prawidłowego loginu i hasła.
4. Przez udostępnianie faktur elektronicznych VAT rozumie się możliwość:
a. podglądu treści elektronicznej faktury VAT lub;
b. pobrania elektronicznej faktury VAT z systemu;
5. W przypadku problemów z dostępem do elektronicznych faktur VAT Użytkownik obowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym fakcie ePlatformę faksem, e-mailem, lub telefonicznie. W przypadku braku dostępności do faktur elektronicznych w godzinach od 18.00 do 09.00 informację w tym czasie należy przekazać wyłącznie drogą elektroniczną lub faksem.
6. W przypadku zgłoszenia pomiędzy godziną 18.00 a 9.00 ePlatforma zapewnia podjecie działań zmierzających do prawidłowego udostępnienia elektronicznych faktur VAT od godziny 9.00. Przez podjecie działań rozumie się dążenie do wyjaśnienia, zidentyfikowania zgłoszonego problemu oraz o ile przyczyna leży po stronie ePlatformy i niezwłocznego rozwiązania problemu.
7. Elektroniczne faktury VAT udostępniane są za pośrednictwem strony internetowej po uprzednim załogowaniu się (autoryzacja).
8. Użytkownik obowiązany jest w ciągu dwóch dni od zamieszczenia, przesłania w tym udostępnienia elektronicznych faktur VAT na serwerze, do zgłoszenia nieprawidłowości związanych w szczególności z niewłaściwą treścią faktur.
9. W przypadku udostępnienia faktur w ostatnim dniu miesiąca, Użytkownik obowiązany jest poinformować o stwierdzonych nieprawidłowościach w tym dniu do godziny 22.00.
10. ePlatforma zobowiązuje się do udostępniania na życzenie Użytkowników elektronicznych faktur VAT na potrzeby kontroli zgodnie z przepisami prawa podatkowego dla upoważnionych do tego podmiotów.

§ 9. Weryfikacja danych

1. Użytkownik ma obowiązek weryfikacji we własnym zakresie prawidłowości wystawienia elektronicznych faktur VAT.
2. W przypadku powzięcia informacji przez ePlatformę, iż system Odbiorcy nie przyjmuje elektronicznych faktur VAT ze względu na brak istotnych danych lub ich nieprawidłowość (brak kodu EAN, kodu zamówienia) ePlatforma poinformuje o tym niezwłocznie Użytkownika. Użytkownik ma obowiązek powziąć wszelkie kroki celem niezwłocznego rozwiązania zaistniałego problemu, w szczególności poprzez dostarczenie danych do prawidłowego wystawienia elektronicznej faktury VAT i uzupełnienia jej o dane niezbędne do automatycznego przetworzenia przez system Odbiorcy.

§ 10. Usługi dotyczące dysponowania zgodą na elektroniczne fakturowanie – „Zgoda na eFakturę”

1. ePlatforma prowadzi, przy wykorzystaniu strony internetowej eplatforma.com.pl/zgoda/, projekt „Zgoda na eFakturę” [dalej jako „projekt”], za pośrednictwem którego umożliwia się każdemu zainteresowanemu wyrażanie zgody i cofanie zgody na elektroniczne fakturowanie wobec Uczestników projektu.
2. Uczestnikiem [dalej jako Uczestnik] projektu zostaje podmiot wyrażający zgodę na elektroniczne fakturowanie z każdorazowym Uczestnikiem projektu i który wyrazi zgodę na uczestnictwo w Projekcie. Przystąpienie do projektu jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na umieszczenie danych firmy na liście uczestników projektu, którą ePlatforma udostępnia innym uczestnikom (nazwa firmy i NIP) Lista może być udostępniana publicznie.
3. Przystąpienie do projektu jest także równoważne z udzieleniem pełnomocnictwa do wyrażania i cofania zgód w imieniu kontrahenta przez ePlatformę, na otrzymywanie faktur elektronicznych od innych podmiotów, które przystąpiły do projektu oraz z akceptacją regulaminu.
4. ePlatforma udostępnia Uczestnikowi pełną listą Uczestników (nazwa firmy i NIP).
5. Do Projektu mogą przystąpić także podmioty, które nie zawarły umowy z ePlatformą eFaktury, a które jedynie wyrażą zgodę na elektroniczne fakturowanie z Uczestnikami
6. Pełnomocnictwo musi być pod rygorem nieważności złożone na piśmie oraz przesłane do ePlatformy eFaktury. Do dokumentu zawierającego pełnomocnictwo musi być dołączony dokument wykazujący prawną możliwość działania w imieniu danego podmiotu (np.: KRS lub pełnomocnictwo).
7. ePlatforma na podstawie udzielonego pełnomocnictwa wyrazi niezwłocznie w imieniu udzielającego pełnomocnictwo zgodę na otrzymywanie przez niego faktur elektronicznych wszystkim uczestnikom projektu.
8. Elektroniczne fakturowanie z nowym Uczestnikiem możliwe jest od dnia następnego po dniu, w którym ePlatforma wyrazi zgodę o której mowa powyżej w imieniu nowego uczestnika.
9. ePlatforma przechowuje dokumenty zawierające wyrażenie zgody na elektroniczne fakturowanie oraz pełnomocnictwo do wyrażania i cofania zgód w imieniu danego uczestnika przez cały okres obowiązywania zgody w postaci papierowej i przez 6 lat po wycofaniu tylko w postaci zdigitalizowanej.
10. Wycofanie zgody na elektroniczne fakturowanie dla każdego Uczestnika możliwe jest w każdej chwili. W tym celu należy złożyć ePlatformie polecenie wycofania zgody na elektroniczne fakturowanie oraz wskazanie względem, jakiego podmiotu ePlatforma ma wycofać zgodę. ePlatforma wycofa zgodę w imieniu udzielającego pełnomocnictwo na otrzymywanie faktur elektronicznych, niezwłocznie po wystosowaniu takiego żądania lub następnego dnia roboczego jeśli polecenie zostanie złożone po 18:00.
11. ePlatforma przechowuje dokumenty zawierające wycofanie zgody na elektroniczne fakturowanie przez okres 6 lat w postaci elektronicznej. Przez taki sam okres czasu ePlatforma przechowuje polecenia wycofania zgody na elektroniczne fakturowanie.
12. Uczestnik, który otrzymał oświadczenie o wycofaniu zgody na wystawianie faktur elektronicznych względem innego uczestnika, zobowiązuje się do zaprzestania wystawiania elektronicznych faktur wobec tego Uczestnika od następnego dnia od momentu otrzymania tej informacji od ePlatformy.
13. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za szkodę spowodowaną wystawieniem elektronicznej faktury w następnych dniach po dniu otrzymaniu informacji o wycofaniu zgody na elektroniczne fakturowanie zgodnie z powyższym punktem. Przez szkodę w tym przypadku rozumie się powstanie niekorzystnej sytuacji finansowej na skutek wystawienia elektronicznych faktur Uczestnikowi, który wycofał zgodę i zaprzestał odbierania elektronicznych faktur.
14. Uczestnik obowiązany jest podać informację o adresie e-mail, na który będzie przesyłana korespondencja ePlatformy eFaktury

§ 11. Reklamacje

1. Reklamacje powinny zawierać:
a. wskazanie podmiotu zgłaszającego reklamację
b. zdarzenie, zachowanie podlegające reklamacji,
c. wskazanie naruszenia odpowiednich zapisów czy przepisów
d. odpowiednie żądanie, roszczenie
2. Reklamacje będą rozpatrywane niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia otrzymania reklamacji.
3. Wszelkie roszczenia mogą być dochodzone w drodze postępowania sądowego po wyczerpaniu postępowania reklamacyjnego.

§ 12. Wyłączenia odpowiedzialności

1. ePlatforma ponosi pełną odpowiedzialność za niewykonanie zobowiązań wynikających z regulaminu lub umowy, o ile regulamin lub umowa nie przewidują wyłączeń.
2. ePlatforma nie ingeruje w treść przesyłanych danych w pliku wsadowym , ani nie weryfikuje prawdziwości i poprawności tych danych.
3. ePlatforma nie ponosi odpowiedzialności za
a. przesłanie nieprawidłowych danych do wystawienia faktury;
b. prawidłowość przetworzenia i podpisania projektów elektronicznych faktur VAT, o ile nieprawidłowość nie zostanie zgłoszona w terminie określonym w regulaminie. W przypadku wykrycia nieprawidłowości Użytkownik dołoży niezwłocznie wszelkiej staranności do zminimalizowania szkody, w szczególności niezwłocznie prześle dane do wystawienia prawidłowo elektronicznej faktury VAT;
c. skutki udostępniania danych identyfikujących Użytkownika niezbędnych do autoryzacji podmiotom nieuprawnionym;
d. konsekwencje braku odpowiednich działań ze strony Użytkownika poinformowanego o problemie związanym z elektronicznym fakturowaniem i obowiązanego do odpowiedniej reakcji umożliwiającej rozwiązanie problemu.
e. nie uzyskanie przez Użytkownika skutecznej prawnie zgody odbiorcy elektronicznej faktury VAT
4. W przypadku zgłoszenia wobec ePlatformy lub podmiotów z nią współpracujących szkody związanej z rozliczeniami podatkowymi powstałymi w związku z elektronicznym fakturowaniem z wykorzystaniem systemu, Użytkownik umożliwi specjaliście wyznaczonemu przez ePlatformę, pełną weryfikację możliwości zapobieżenia szkodzie, w tym badanie dokumentacji Użytkownika związanej z rozliczeniami podatkowymi. Nieudostępnienie dokumentacji w terminie 7 dni od zgłoszenia takiego zadania jest równoznaczne ze zrzeczeniem się roszczenia.
5. ePlatforma ponosi odpowiedzialność wyłącznie za nieprawidłowe działanie systemu powstałe z winy umyślnej.
6. Użytkownik obowiązany jest informować podmioty, z którymi prowadzi elektroniczne fakturowanie o treści aktualnego regulaminu. ePlatforma nie ponosi odpowiedzialności z tytułu konsekwencji wynikających z nieznajomości regulaminu.

§ 13. Rozwiązywanie sporów

1. Wszelkie spory wynikające z regulaminu lub umów zawieranych na podstawie regulaminu będą w pierwszej kolejności rozstrzygane na drodze polubownej
2. Sądem właściwym dla rozstrzygania sporów są sądy powszechne właściwe dla siedziby ePlatformy.
 

§ 14. Korespondencja

1. ePlatforma ma prawo do przesyłania na podany w umowie adres e-mail wszelkiej korespondencji informacyjnej związanej ze świadczonymi usługami elektronicznego fakturowania.
2. Zleceniodawca ma obowiązek niezwłocznego zapoznania się z przesyłaną korespondencję i zgłaszania niezwłocznie wszelkich uwagi i wątpliwości.
3. ePlatforma dołoży wszelkich starań, by odpowiedzi na wszelkie zapytania i wątpliwości Zleceniobiorcy były udzielane niezwłocznie

§ 15.  Zmiany w regulaminie

1. Użytkownik i Uczestnicy zostaną poinformowani o każdej zmianie regulaminu.
2. Aktualna wersja regulaminu dostępna jest na stronie eplatforma.com.pl